Leistungen

S+L Top Tracer

 

Grundlagen / Philosophie         
 

Der S+L TopTracer ist ein internetgestütztes Dokumentations- und Qualitätssicherungssystem.

Mit dem S+L TopTracer werden Tätigkeiten mobil erfasst und über eine Internetbasierte Datenbank ausgewertet. Diese Struktur erleichtert auch Organisationen mit einer Vielzahl von Standorten den zentralen Zugriff auf Daten.
 
 

Der S+L TopTracer umfasst folgende Funktionen:

 
    Dienstleistungserfassung (z.B. Hausmeister)

 

    Wartung und Instandhaltung

 

    Verkehrssicherung

 

    Reinigungsdienste

 

    Winterdienste

 

    Grünflächenpflege

 

    Materialverbräuche

 

    Zeiterfassung

 

    Objektgruppen(Cluster)-Abwicklung


    Arbeitsgruppen/Kolonnen




 

Hardware / Handhabung     

 
 
Der S+L TopTracer führt neben seiner einfachen Handhabung dazu, dass schriftliche Aufzeichnungen wegfallen und erfasste Daten manipulationssicher weiterverarbeitet werden können.
 
 
Das System S+L TopTracer nutzt in der Basisversion Barcodes.
 
 
Barcodes identifizieren Objekte, Mitarbeiter, Arbeiten, Kontrollpunkte, Mängel, Materialien, Objekt-Cluster, Kolonnen u.v.m.
 
 
Als Basis-Erfassungsgerät setzen wir einen Mini-Scanner (Opticon 2001) ein.
Er ist klein, zuverlässig, preiswert und einfach zu handhaben.
 
 
Mitarbeiter dokumentieren mit dem Mini-Scanner ihre Ankunftszeiten am Objekt oder am Auftragsort sowie die dort erledigten Aufgaben und/oder die verbrauchten Materialien (z.B. Leuchtkörper, Reinigungsmittel).
 
 
Die Daten des S+L TopTracer  werden auf einem Web-Server gehalten. Lokal (also beim Anwender) werden keine Daten vorgehalten.
Der Zugriff auf die Daten ist von überall und jederzeit möglich. Die Daten befinden sich in der "Cloud".
 
Zur Weiterverarbeitung können benötigte Daten über Standard-Schnittstellen problemlos in lokale Systeme übernommen werden.
 
 
Das System S+L TopTracer bietet eine Vielzahl von Auswertungen für Analyse  und Controlling an.
 
Auswertungen sind über einen Zeitraum von mehreren Jahren möglich und der Zugriff ist über gestaffelte Zugriffsrechte geregelt.
 

Tätigkeitserfassung


Mitarbeiter erfassen mit dem Mini-Scanner die betreuten Objekte sowie die jeweils erledigten Arbeiten und verbrauchten Materialien. Fahrtzeiten und Pausen können ebenfalls getrennt ermittelt werden. Neben dem Nachweis der im Objekt durchgeführten Arbeiten ergibt sich eine lückenlose Zeiterfassung für Mitarbeiter im Außendienst.


Zeiterfassung

 
Über das System S+L TopTracer können Arbeitszeiten von Mitarbeiter im Außendienst ebenso erfasst werden, wie die Zeiten im Innendienst.

Die Erfassung der Zeiten im Außendienst erfolgt über den Mini-Scanner. In großen Objekten oder Büroeinheiten ist die Kommen-Gehen-Erfassung über RFID-Terminals möglich.

Für jeden Mitarbeiter kann ein individuelles Arbeitszeitmodell vorgegeben werden.
 

Technische Wartung

 
Über die Definition von Kontrollpunkten in einem Objekt können Wartungspläne zeitlich und inhaltlich vorgegeben werden. Zustände von technischen Geräten oder Einrichtungen können erfasst und Mängel beschrieben werden.

Die Abarbeitung der Mängel wird durch ein E-Mail-Benachrichtigungssystem gemäß individueller zeitlicher Vorgaben überwacht.
 

Verkehrssicherung

Der S+L TopTracer lässt unterschiedliche Möglichkeiten für die Verkehrssicherung zu:

1. Es können für jedes Objekt individuelle Pläne für die Verkehrssicherung       vorgegeben werden. Über die Definition von Kontrollpunkten können bestimmte Einrichtungen überprüft werden.

2. Im S+L TopTracer können für alle Objekte gültige Kontrollbereiche definiert werden. Für diese Bereiche können Zustände und Mängel erfasst werden.

Für jeden zu kontrollierenden Bereich/Kontrollpunkt werden eigene Terminpläne verwaltet.
 
Über das E-Mail-Benachrichtigungssystem werden zuständige Mitarbeiter auf anstehende Prüfungen hingewiesen und die ggf. zu beseitigenden Mängel überwacht.
 
 

Verbrauchsmaterial

Mitarbeiter können eingesetzte Materialien erfassen. Hierdurch kann der Verbrauch einzelner Objekte oder Mitarbeiter ermittelt werden.

Bestände einzelner Lager können über das System S+L TopTracer überwacht werden, so dass z.B. die rechtzeitige Nachbestellung von Streugut etc. möglich wird.
 

Winterdienste / Grünflächenpflege / Reinigungsdienste

Um die sichere Abwicklung obiger Leistungen zu vereinfachen können Objekte logisch zu Clustern oder Gruppen verbunden werden. Dies vereinfacht die Arbeiten in den Außenbereichen.

Es lassen sich hier zusätzlich Arbeitsgruppen oder Kolonnen bilden. Zu einer Kolonne gehört ein „Leiter“ (dieser bestimmt durch das Scannen von Objekten und Tätigkeiten) Ort und Zeit der Tätigkeiten.  Die zu einer Kolonne gehörenden Mitarbeiter haben einen Ausweis, den der Leiter durch Einscannen seiner Kolonne hinzufügt. Die Zusammensetzung der Kolonnen ist also variabel und es kann jederzeit der Nachweis über Arbeitszeiten der Kolonnen-Mitarbeiter geführt werden.


Stammdaten

 
Sämtliche Daten können aus anderen Systemen über definierte Schnittstellen problemlos in die S+L TopTracer-Datenbank geladen werden.

Bereits vorhandene Barcodes in den Objekten können grundsätzlich weiterbenutzt werden.

Alle notwendigen Systemeinstellungen und Anpassungen werden von uns vorgenommen.

Die Systemsteuerung erfolgt anschließend durch den Auftraggeber.
 

 

Stammdaten - Mitarbeiter

Neben den für die Systemnutzung notwendigen Personaldaten kann im System pro Mitarbeiter individuell vorgegeben werden, welche Arbeitszeit- u. Pausenmodelle genutzt werden.

Für jeden Mitarbeiter können individuelle Verrechnungssätze zu Anwendung kommen.

 
 

Stammdaten - Objekte

 
Objekte werden nach den Ordnungsbegriffen des Auftraggebers in der
S+L TopTracer-Datenbank abgebildet.

Objekte können zu Clustern/Objektgruppen zusammengefasst werden. Hierdurch wird die Leistungserfassung z.B. für Arbeiten im Winterdienst oder bei der Grünflächenpflege deutlich erleichtert.

Objekte sind Standorten zugeordnet um dementsprechende Auswertungen zuzulassen.

Auswertungen nach Objekt, Firma/Eigentümer, Wirtschaftseinheit, Mitarbeiter etc. sind als Standardauswertungen selbstverständlich im System verfügbar.

Es werden pro Objekt Budgets für Zeit bzw. Verrechnungsbeträge verwaltet.

Innerhalb eines Objektes können Zeitpläne für regelmäßig durchzuführende Arbeiten festgelegt werden. Über eine E-Mail-Benachrichtigung wird der zuständige Mitarbeiter auf die durchzuführende Aufgabe hingewiesen.

Im System S+L TopTracer können Sie die Standard-Auswertungen als PDF erstellen oder die relevanten Daten als Excel-Datei oder csv-Datei ausgeben.

Eine Vielzahl von Standard-Auswertungen ist im System S+L TopTracer vorhanden - individuelle Anpassungen sind aber selbstverständlich möglich.
 

Barcodes        

 
Alle notwendigen Barcodes können vom Anwender selbst erstellt werden.
Die Ausgabe erfolgt auf handelsübliche Etiketten oder „normales" Papier.
Für die Ausgabe der Barcodes ist ein Laserdrucker von Vorteil.


Bedienung / Technische Voraussetzungen

 
 
Für den Zugriff auf die Datenbank des S+L TopTracer ist ein Internet-Browser (z.B. Firefox, Microsoft Internet Explorer, Google-Chrome) erforderlich.
 
Der Zugriff ist also von überall und jederzeit möglich.
 

 
Für Übernahme der Daten aus dem Mini-Scanner in die S+L TopTracer-Datenbank ist ein Windows-PC mit Zugang zum Internet nötig.
 
Der Anwender muß den S+L TopTracer keine Software-Updates oder ähnliches durchführen. Der Administrationsaufwand ist sehr gering.

Der S+L TopTracer eignet sich besonders zur Unterstützung der Qualitätssicherung und des Controllings im Bereich des Facility-Managements
vollkommen unabhängig von Größe bzw. Anzahl der Objekte oder Mitarbeiter eines Unternehmens.
 
Der S+L TopTracer ist aufgrund des geringen Aufwandes für die Implementierung auch für Unternehmen mit deutlich unter 10 Hausmeistern/Dienstleistern geeignet.
 
 

Wenn Sie Interesse an weiteren Informationen haben, senden Sie uns eine E-Mail an info(at)s-und-l.com oder nutzen Sie das Kontaktformular. Hier finden Sie auch unsere Telefonnummern.